Kỹ năng giúp tự tin phát biểu và tổ chức điều hành thành công cuộc họp

Giống như tất cả những tình huống khác, việc tập luyện tạo nên sự hoàn hảo, giúp bạn có kỹ năng nói trước đám đông nhất là khi bạn là một người rụt rè và nhất định phải phát biểu ý kiến. Theo Susan Newman, đồng sáng lập tổ chức nổi tiếng School2Life có chức năng hỗ trợ sinh viên hội nhập với môi trường làm việc thì:  “Một cách hữu hiệu giúp những bạn nhút nhát có thể tự tin phát biểu trong cuộc họp là việc tập luyện thường xuyên ngoài phòng họp. Các bạn nên bày tỏ quan điểm và tích cực tham gia vào những cuộc nói chuyện, tranh luận trong và ngoài công sở. Phương pháp này giúp bạn nhận ra được chính xác điều gì khiến bạn không thoải mái. Dần dần, việc bày tỏ quan điểm,  trình bày ý tưởng với bạn sẽ dễ dàng hơn. Vì thế, hãy mạnh dạn nói lên suy nghĩ của mình và làm điều đó thường xuyên.”

Đi thẳng vào vấn đề

Khi phát biểu tại bất kỳ một cuộc họp nào, bạn nên tập trung vào trọng tâm vấn đề, sao cho càng cô đọng càng tốt. Điều này sẽ giúp cho thông điệp của bạn được truyền tải rõ ràng và giúp các bạn tránh tình trạng bị mọi người đánh giá là huênh hoang, vòng vo.

Với những ai có thói quen trình bày dài dòng, hãy cố gắng nghĩ thông điệp của mình như thể là bạn đang dùng Twitter hoặc tin nhắn, hãy cố gắng có những gạch đầu dòng súc tích. Đó là lời khuyên của Joey Price, người sáng lập Tập đoàn tư vấn nghề nghiệp Push Consultant, Mỹ. “Hãy hỏi bản thân: liệu rằng thông điệp của bạn có đủ uy lực và đủ súc tích để có thể gói gọn trong 140 ký tự? Nếu không, bạn đang lan man rồi đấy. Hãy gọt tỉa lại.”

Hãy đi thẳng vào vấn đề khi họp

Theo đó, nếu như chẳng may bạn phải trình bày một luận điểm hơi dài, hãy đảm bảo rằng bạn có thể đứng vững trong phòng họp cho tới khi phần phát biểu của bạn kết thúc. Theo Dianna Booher, tác giả cuốn sách Giao tiếp tự tin, “Điều này sẽ khiến cho các đồng nghiệp hiểu rằng bạn đang trình bày các khía cạnh khác nhau của một vấn đề, chứ không phải nói hoài nói mãi. Nếu như bạn sợ rằng ai đó sẽ xen vào trước khi bài phát biểu của bạn kết thúc, hãy nói “phủ đầu” như ‘Tôi có nhận xét bao gồm 4 ý về việc này. Một là…’, như thế thì bạn có thể liệt kê từ từ và yên tâm rằng đồng nghiệp sẽ không xen vào giữa khi bạn nghỉ giữa chừng lấy hơi.”

Thở bằng bụng

Thuyết trình trước bổi họp đông người có thể áp lực nhưng bạn nhất định đừng để điều đó thể hiện ra ngoài. Phương pháp thở bằng bụng là cách sẽ giúp lời nói của bạn thêm tự tin và có sức nặng.

Để áp dụng được kỹ thuật này, bạn cần thở sâu, sau đó phát âm từ cơ hoành. Điều này rất là cần thiết cho những người có tính nhút nhát vì nó thêm trọng lượng cho lời nói và từ ngữ của bạn, đồng thời giúp hạn chế tình trạng giọng nói run run, không thành lời.

Chú ý ngôn ngữ cơ thể

Theo như Frances Cole Jones, tác giả của cuốn sách Nhân tố Wow: 33 điều bạn cần làm, nếu mà bạn khòm lưng khi nói hay là nói lúng búng trong miệng thì chắc chắn mọi người sẽ không coi trọng ý kiến của bạn. Sauđây là một vài lời khuyên về ngôn ngữ cơ thể nên sử dụng trong cuộc họp.

Hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi họp

* Ngồi thẳng và hướng về trước

* Đặt hai tay trên bàn

* Hơi ngả người vào trong

* Mỉm cười

* Giữ contact với mọi người trong bàn họp qua ánh mắt

Học hỏi từ người khác

Một cách rất tuyệt vời khác để nâng cao kỹ năng phát biểu trước đám đông, trong cuộc họp là quan sát người khác – những người tự tin, giỏi trình bày ý tưởng. Hãy chú ý tới những đồng nghiệp nào sở hữu khả năng “hút hồn” người tham gia trong các cuộc họp và những tố chất khiến họ nổi trội như thế.

Theo chuyên gia tư vấn Dianne Shaddock của website tuyển dụng EasySmallBusinessHR.com, “Trong quá trình làm việc trước đây cũng như ở hiện tại, luôn có những đồng nghiệp khiến tôi phải nể phục vì khả năng trình bày ý tưởng cực kỳ tự tin cũng như cách lắng nghe và chấp nhận quan điểm của người khác mà không hề “độc quyền” trong cuộc đối thoại hay tỏ ra dông dài, khoác lác. Tôi đã học hỏi phần trình bày của họ, giọng điệu và âm lượng trong giọng nói cũng như quan sát những phản ứng của người khác trong phòng họp đối với những gì  khi người này nói. Sau đó, tôi đã biến những tố chất tuyệt vời đó thành của riêng mình. Tôi nhận thấy rằng cách này rất hiệu quả và nó giúp tôi nâng cao tự tin và nổi bật trong các cuộc họp.”

2Bí quyết điều hành cuộc họp thành công

  Chuẩn bị cuộc họp

Chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo chương trình cuộc họp: Để cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ, thuận lợi thì một phần cực kỳ quan trọng phụ thuộc vào công tác chuẩn bị, đây là cách tổ chức cuộc họp chuyên nghiệp nhất. Bạn nên chuẩn bị các văn phòng phẩm cần thiết như giấy, sổ, bút để ghi chép những nội dung công việc cần thiết. Ngoài ra, các thiết bị khác như máy tính, máy chiếu slide cũng cần phải được chạy thử, cung cấp đủ năng lượng để đảm bảo hiệu quả công việc trong suốt thời gian diễn ra buổi họp. Bên cạnh những trang thiết bị cần có, bạn cần sự trù bị sẵn những nội dung cần báo cáo, đặt ra câu hỏi hoặc thảo luận.

Chuẩn bị bàn ghế phòng họp, các tài liệu lỹ lưỡng

 Gửi tiến trình của cuộc họp cho những người tham gia: Để cho các thành viên nắm được nội dung trong cuộc họp và có thời gian để chuẩn bị, người điều hành cần phải tóm tắt công việc và mục đích của buổi họp cho các thành viên tham dự. Trong đó nhất định ghi rõ thời gian, nội dung cụ thể cho mỗi hạng mục thảo luận cùng với một lịch trình hợp lý.  Với sự kế hoạch như vậy, mọi người tham gia sẽ có thời gian chuẩn bị các tài liệu, giấy tờ liên quan và có đóng góp hiệu quả hơn.

 Chọn địa điểm và thời gian họp phù hợp: Thời gian và địa điểm cuộc họp cũng đóng góp một phần quan trọng cho sự thành công và uy tín của bạn. Thông thường, các buổi họp sẽ diễn ra vào giữa buổi để tránh khoảng thời gian bận rộn vào đầu ngày và tâm lý vội vàng lúc cuối giờ làm việc. Bên cạnh đó, thời gian cũng như địa điểm phải được thông báo cụ thể đến từng người tham dự để tránh tình trạng đến muộn, ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp.


Xem thêm: Cách bố trí bàn ghế phòng họp

b.  Tiến hành cuộc họp

- Thể hiện vai trò của người điều hành một cách hiệu quả:

Người điều hành cũng chính là người chịu trách nhiệm về nội dung và kết quả của cuộc họp. Trước hết bạn cần  phải tuân thủ chính xác về thời gian. Bạn cũng nên giám sát quá trình tranh luận chặt chẽ và khéo léo điều khiển cuộc họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn và cãi lộn. Hãy quan sát các thành viên tham dự và ghi nhớ thái độ, ý kiến của họ trong cuộc họp. Nếu như có thể bạn hãy tạo điều kiện để cho các thành viên này có cơ hội được chào hỏi xã giao trước cuộc họp, điều này cũng sẽ phần nào giúp hạn chế những tranh cãi gay gắt hay gây gổ trong các cuộc họp căng thẳng.

- Khuyến khích mọi người thảo luận và ra quyết định:

Có nhiều cuộc họp đặc biệt diễn ra tại các công ty nhà nước thường theo kiểu sếp nói nhân viên nghe mà không hề có sự trao đổi hai chiều. Điều này rất nguy hiểm bởi vì nó vừa mất thời gian vừa không hiệu quả. Nếu nói theo kiểu một chiều như vậy thì tốt nhất là phát tài liệu để ở nhà đọc.

Khuyến khích mọi người thảo luận trong cuộc họp

 Bản chất của các cuộc họp chính là thảo luận và tìm ra vấn đề nhằm gia tăng năng lực quyết định hoặc định hướng. Do đó, việc để mọi người nêu nên ý kiến của mình sẽ giúp cho cuộc họp hiệu quả hơn. Để khuyến khích mọi người tham dự cuộc họp thảo luận, bạn cần thực hiện:

+ Nêu rõ đề tài,  điểm cần thảo luận.

+ Mời mọi người tham dự cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Khi tiến hành cuộc họp,  bạn cũng có thể chỉ định nếu như thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và bạn muốn được nghe ý kiến của họ.

+ Ghi nhận lại các ý kiến và đặt lại câu hỏi nhằm xác định ý kiến của ai đó là đúng như vậy.

+ Để mọi người tham dự cho ý kiến về điều mà thành viên nào đó trong cuộc họp nêu ra trong trường hợp bạn cho rằng quan điểm của họ là hợp lý nhưng bạn lại chưa đủ thông tin để ra quyết định.

+ Ra quyết định để rút lại vấn đề. Khi bạn đã có đầy đủ các ý kiến, bạn nên thể hiện năng lực lãnh đạo và ra quyết định cuối cùng. Các quyết định này phải được ghi vào biên bản cuộc họp.

c. - Kết thúc cuộc họp

Đến giai đoạn này, bạn đã có đầy đủ thông tin, bạn nên bắt đầu giai đoạn kết thúc cuộc họp. Kết thúc cuộc họp, bạn cần thực hiện :

+ Xác định lại các vấn đề đã xem xét

+ Tổng kết lại những quyết định trong buổi họp

+ Không quên hỏi thư ký của mình đã ghi nhận đấy đủ hay chưa.

+ Kết thúc cuộc họp và nói lời cảm ơn.

Kết thúc cuộc họp hãy nói lời cảm ơn

Sau buổi họp bạn hãy chuyển biên bản họp tới các thành viên họp và những người liên quan. Biên bản này ghi nhận lại những kế hoạch  hoặc là quan điểm đã thống nhất làm cơ sở để thực hiện.

Trên đây là một số bí quyết giúp cho bạn tự tin hơn khi phát biểu trong cuộc họp và vững vàng để chủ trì cuộc họp thành công. Những kỹ năng này chắc chắn sẽ là tiền đề cho sự thành công của mỗi người. Hãy áp dụng ngay từ hôm nay để cải thiện mình nhé.


Xem thêm: Hướng dẫn chọn bàn ghế phòng họp 

Nội thất Hòa Phát

Bàn họp CT2010H2

2.900.000

Bàn họp CT2010H3

2.863.636

Bàn họp CT2010H5

3.418.182