Sắp xếp quản lý tài liệu trong tủ sắt văn phòng Hòa Phát

Cập nhật lúc: 9/27/2017 3:28:00 PM

Sử dụng tủ sắt văn phòng Hòa Phát hiện nay được ứng dụng rất rộng rãi. Khi bố trí tủ sắt văn phòng Hòa Phát, bạn nhất định cần lưu tâm đến việc sắp xếp tài liệu bên trong tủ để có hiệu quả làm việc cao hơn.

Để sử dụng tủ sắt văn phòng Hòa Phát hiệu quả, chúng ta cần có cách sắp xếp tài liệu sao cho hợp lý. Tuy nhiên, có rất nhiều người cảm thấy lúng túng không biết phải bắt đầu từ đâu, làm thế nào và khi tìm hồ sơ sẽ rất mất thời gian, công sức. Nếu như bạn chưa tìm được giải pháp tối ưu, hãy tham khảo ngay bí quyết sau đây của hoaphatmienbac.com để ứng dụng tủ sắt văn phòng đạt kết quả tốt nhất.

1Phân loại hồ sơ khi sắp xếp tủ sắt văn phòng

Khi sử dụng tủ sắt Hòa Phát, việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại tài liệu cho tủ Hòa Phát thực hiện theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề:

Trong cùng một loại hồ sơ chúng ta nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

Nên phân loại tài liệu trước khi sắp xếp

+ Phân loại theo cụm:

Trong cùng một loại chủ đề, ta nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

+ Phân loại theo nhóm:

Trong cùng một cụm hồ sơ lại nên chia nhỏ ra theo từng nhóm khác nhau ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.

Nên xem: Khắc phục han gỉ ở tủ sắt

2Sắp xếp hồ sơ cho tủ sắt văn phòng

Sau khi phân loại hồ sơ cho tủ sắt văn phòng Hòa Phát xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp tài liệu theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian:

Dựa theo thứ tự thời gian của sự kiện xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú thật cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

Có nhiều cách để sắp xếp hồ sơ cho tủ sắt văn phòng

+ Sắp xếp theo mẫu tự:

Sắp xếp dựa theo thứ tự chữ cái (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị.

+ Sắp xếp hồ sơ tủ sắt tài liệu theo tính chất:

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.

Ví dụ:

- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…

- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…

Tham khảo: So sánh tủ sắt Hòa Phát và Trung Quốc

3Lập danh mục hồ sơ cho tài liệu tủ sắt văn phòng

Danh mục hồ sơ cho tủ sắt đựng tài liệu là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục tài liệu này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Sau khi đã chọn cách sắp xếp tài liệu, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, khi cần tra cứu chúng ta có thể tìm kiếm nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính.

Tủ hồ sơ được sắp xếp khoa học

+ Danh mục hồ sơ cần phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta hãy lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần tra cứu lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.